Le choix d’un modèle GPE

Plusieurs d’entre vous m’ont demandé ce que nous faisons quotidiennement au service informatique. Comment contribuons-nous à faire avancer l’entreprise dans l’industrie de la construction? Je ne saurais trop par où commencer, mais aujourd’hui, laissez-moi vous donner une idée de notre contribution en explorant un de nos projets récemment mis de l’avant.

Pour ceux et celles qui ne me connaissent pas, je m’appelle Olivier Cinéas et je suis analyste de systèmes de gestion informatique. Mon rôle primordial est de faire le pont entre vous, les utilisateurs, et vos besoins en matière de technologie. Cela comprend, sans s’y limiter, à l’examen des processus internes, la gestion des communications entre les différents acteurs au sein d’un même projet, la présentation de dossier en vue de l’adoption d’un projet et ce que vous lisez présentement, soit la diffusion d’information concernant les réalisations de notre service.

Voyons maintenant en quoi consiste le projet cité en rubrique. Vers la fin 2014, notre vice-président aux finances, Mark Clarke, s’est adressé au service informatique en lui transmettant une demande bien précise. Comment la technologie pourrait-elle l’aider en matière de consolidation financière?

Qu’est-ce que la consolidation me demanderiez-vous? Eh bien, c’est l’agrégation des états financiers provenant de plusieurs entreprises ou divisions en un seul bilan financier consolidé.

Mark était à ce moment-là, submergé par cette tâche particulière. Du coup, Maria-Eugenia Nunez a été engagée. Elle a vu à l’avancement de cette tâche et sous sa gouverne, le projet a fait son chemin par l’entremise de Google Drive. Toutefois, cette méthode eut tôt fait de dévoiler ses lacunes.

La direction voulait un GPE et nous avions la mission d’en trouver un.

Que signifie GPE ? Il existe plusieurs appellations pour ce type de modèle : Gestion de la performance de l’entreprise (GPE) , Gestion de la performance des activités (GPA) et Gestion de la performance de l’organisation (GPO). En bref, il s’agit d’un ensemble de processus de gestion et d’analyse fondés sur des données, d’une série de méthodologies servant à mieux définir des stratégies de croissance spécifiques et de divers moyens destinés à mesurer et à gérer notre performance en fonction des objectifs stratégiques en question. Si vous vous grattez encore la tête, imaginez cela comme un traducteur, qui collige les données de tous les logiciels en un seul, facilement accessible via des métriques.

Voici comment nous y sommes parvenus :

• Nous avons défini les besoins et les processus internes.
• Nous avons examiné les systèmes déjà en utilisation.
• Nous avons ensuite sélectionné quatre des meilleurs logiciels de l’industrie, qui nous semblaient le plus aptes à répondre aux besoins :
  • Notre choix s’est porté sur : IBM Cognos TM1, Oracle Hyperion, Tagetik et le dernier, mais non le moindre, SAP EPM.
• Ces quatre logiciels ont été présentés à notre comité interne au cours du premier trimestre de 2015.

Suite à ces présentations et à diverses discussions, nous avons partagé notre avis d’experts et Tagetik a été élu vainqueur.

Bien que la prononciation correcte de son nom ne fasse pas tout à fait consensus, le logiciel a été rapidement adopté par tous ceux qui en ont visionné la démo.

Il s’agit d’un logiciel d’intégration qui s’intègre directement avec Microsoft Office Excel, plus spécifiquement.

Depuis la prise de décision, Jeff Chalifoux pilote le projet. Aidé par le reste du comité, qui comprend Suzanne Larivière, Mark Clarke, Jean-Pierre Blain, Denis Johnston, Maria-Eugenia Nunez et deux représentants du service informatique, Sébastien Lamoureux et votre humble serviteur, Olivier Cinéas. Christian Aka a été embauché par la suite, pour prêter main forte au projet.

Nous préparons maintenant une implantation parallèle avec notre ancienne façon (Excel) et la nouvelle (Tagetik). Essentiellement, nous avons exporté la nouvelle année financière ayant débuté le 31 mars et nous devrions être opérationnels d’ici le 30 juillet. Nous aurons alors en main une excellente base de comparaison entre ce que nous faisions avant et ce que nous pourrons faire à l’avenir.

Nous envisageons déployer Tagetik en trois étapes :

• Étape 1 : consolidation de tous les états financiers de toutes nos entreprises et divisions, avec la production de tous les rapports reliés.
• Étape 2 : mise en place de la préparation de budget et des prévisions financières.
• Étape 3 : exploration plus poussée afin de produire des rapports de veille économique (graphiques, rapports historiques, rapports de courbes évolutives, diagrammes circulaires et autres rapports du même genre).

AGF a grandi rapidement et de manière continue au cours des sept dernières années. Les perspectives d’avenir sont prometteuses et si la tendance se maintient, cette croissance se poursuivra. Nous déployons ce modèle de GPE car nous avons besoin autant de rationaliser plus rapidement et habilement les métriques de toute nouvelle entreprise qui se joint à notre groupe que de pouvoir compter sur une structure de base unique nous permettant d’uniformiser le format des données. Les obstacles d’entrée sont plutôt faciles à surmonter, mais la résistance au changement constitue l’obstacle le plus important que nous prévoyons rencontrer. Le changement est imminent et pour notre part, bien que nous ayons eu quelque peu la frousse au début, nous nous acclimatons très bien après le grand plongeon. N’est-ce pas là une parfaite représentation des combats de la vie ? Je vous laisse sur cette réflexion.