Crisis Management at AGF
Innovation
16 April 2020
Innovation
16 April 2020
On March 12, with the growing severity of the COVID-19 pandemic, AGF Group convened its crisis unit to define a strategy and an action plan to address the crisis.
AGF’s crisis unit consists of a dozen of employees who represent the various functions within the company: operations management, legal, human resources and communications.
The crisis unit fulfils several roles:
• Analyzing and assessing incidents
• Implementing strategies and action plans
• Communicating with stakeholders
• Handling post-crisis management.
The existence of a crisis unit attests to the Group’s desire to act quickly in the event of a crisis such as the one we are currently experiencing. In recent months, the Continuous Improvement Department has been working on a crisis management handbook that defines procedures to be adopted in the event of an incident or major event.
Along with the handbook, a crisis simulation was carried out at the head office in February, in partnership with a specialized firm. It was an especially useful exercise since it allowed each crisis unit member to become fully aware of his or her role and develop reflexes for dealing with a real-life situation.
Since March 12, the crisis unit has been having daily telephone meetings to deal with the rapidly evolving situation.
This has allowed AGF Group to proactively manage the crisis internally. Information is shared with the Group’s employees and partners very quickly and almost every day.
Many tools have also been developed to keep managers and employees informed and given them access to effective support resources:
– An internal Web platform dedicated to COVID-19, with all essential information (news updates, health precautions, resources for help, government measures, etc.)
– A space for managers with all procedures related to COVID-19
– An email address, covid19@agfgroup.com, for all of our employees, customers and partners who wish to contact the crisis unit with questions or comments.
As soon as the various levels of government authorize the resumption of normal activities, it will be crucial to get all departments back up and running quickly. This is what AGF Group is now preparing for.
El 12 de marzo hubo un ascenso de la pandemia por el virus de la COVID-19 y Grupo AGF convocó a su célula de coordinación de crisis para definir una estrategia y un plan de acción para enfrentarla.
¿Qué es una célula de coordinación de crisis?
En AGF, la célula está compuesta de una decena de colaboradores que representan las diferentes funciones de la empresa: gestión de operaciones, departamento jurídico, recursos humanos e incluso comunicaciones.
El rol de la célula consta de varias facetas:
– análisis y evaluación de incidentes,
– implementación de estrategias y de planes de acción,
– comunicaciones a los interesados,
– gestión postcrisis.
El origen de la célula de coordinación de crisis de AGF
La existencia de una célula de gestión de crisis demuestra la voluntad del Grupo de actuar rápidamente en caso de una crisis como la que vivimos actualmente. Durante los últimos meses, el departamento de mejora continua trabajó en la realización de un manual de gestión de crisis que tenía como objetivo definir los procedimientos que hay que adoptar en caso de un incidente o evento mayor.
Paralelamente a este manual, el pasado febrero se organizó un simulacro de crisis en la sede social, en colaboración con una firma especializada. Fue un ejercicio particularmente útil, ya que le permitió a cada uno de los miembros de la célula de coordinación de crisis tomar plena conciencia de su papel y desarrollar automatismos que hay que poner en práctica en la realidad.
La célula de coordinación de crisis en el contexto del virus de la COVID-19
Desde el 12 de marzo, la célula se reúne semanalmente por teléfono para enfrentar la rápida evolución de la situación.
Esto le ha permitido a Grupo AGF ser proactivo en la gestión interna de la crisis. La información se compartió rápidamente a los empleados y a los socios del Grupo a un ritmo casi cotidiano.
Se desarrollaron varias herramientas para permitirles a los administradores y a los empleados estar informados y tener acceso a recursos de ayuda eficaces:
– una plataforma web interna dedicada al virus de la COVID-19, reagrupando toda la información esencial (actualidad, precauciones de higiene, recursos de ayuda, medidas gubernamentales…),
– un espacio que reagrupa todos los procedimientos relacionados con el COVID-19 para los administradores,
– una dirección de correo electrónico: covid19@agfgroup.com, para todos nuestros empleados, clientes y socios que desean comunicarse con la célula de coordinación de crisis (preguntas, comentarios).
En cuanto los gobiernos anuncien la reanudación de las actividades normales, será necesario estar listos para poner rápidamente en funcionamiento todos los servicios. Es por esta razón que Grupo AGF se prepara desde ahora.
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